メールアプリとチャットツールの比較!《双方のメリット紹介》

メールアプリとチャットツールの比較!《双方のメリット紹介》

男性

オフィスに欠かせないツール

社内連絡や取引先との連絡で使用するメールアプリやチャットツールですが、どちらも業務においては欠かせない存在となっています。この二つのツールを比較することで効率的に業務を行なうための手がかりを見つけることが出来ますよ。また双方のメリットを活かしたり、使い分けを行なうことで円滑に業務を進めていくことが出来るでしょう。

チャットツールとメールアプリ

チャットツールはレスポンスが早く、リズムよく連絡を回すことが出来ます。またパソコン以外でも利用することが出来るため社外にいても利用可能になっています。メールは振り分け設定や保存機能で管理が行ないやすくなっているため情報を引き出す際は効率が良いと言えます。この利点を考慮して使い分けていきましょう。

使い分けの一例

社内や部署内ではチャットツールを使い、取引先や外部連絡ではメールアプリを利用するといった使い分けを行なっている企業が多いです。チャットツールで取引先と連絡を取るとマナー違反と考える企業も多いので、まずはメールで連絡するほうがいいでしょう。

チャットツールに関するクエスチョン

チャットツールでは何が行なえますか?

チャットツールの仕様にもよりますが、ツール利用者内でのやり取りが可能になっています。文章だけではなく、画像ファイルの共有やグループ作成などが基本機能となっています。この機能を利用して社内連絡を行ない、業務の円滑化を図るのが目的とされています。

導入費用は高いですか?

基本的にチャットツールの導入費用は安価なものが多いです。中には無料で導入することが出来るものもありますよ。サービス内容が豊富になれば費用も掛かりますので、バランスを考慮して導入するといいでしょう。

他のツールと連動することは出来ますか?

チャットツールによっては、カレンダーやリマインダーなどのツールと連動することが出来ます。全てのチャットツールがそのような仕様になっていないので事前に確認をしておく必要があるでしょう。

オススメのチャットツールを教えて下さい

用途に合わせて利用することがベストでしょう。しかし、様々な機能がついているチャットツールはオールマイティーに利用することが出来るので、機能が豊富なものがオススメできます。

スマートフォンでも利用できるって本当ですか?

一部のチャットツールでは社内のパソコン以外でも利用が可能になっています。別端末で利用する場合はチャットツールのIDやパスワードが必要になるのできちんとメモを取っておくようにしましょう。

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